Fotokopi makinesi kiralamak mı, satın almak mı daha avantajlı?

Bu kararın tek bir doğru cevabı yoktur; işletmenin baskı hacmine, nakit akışına ve cihaz kullanım süresine göre değişir.

Kiralama hangi durumda mantıklı?

• Aylık baskı adediniz yüksek ve düzenliyse.
• Cihaz yatırımı için sermaye ayırmak istemiyorsanız.
• Arıza, bakım ve sarf malzeme riskini tedarikçiye devretmek istiyorsanız.
• Baskı maliyetinizi aylık sabit bir gider kalemi olarak planlamak istiyorsanız.

Kiralamada cihaz, periyodik bakım, yedek parça ve genellikle toner giderleri sözleşmeye dahildir. Sayaç okuması üzerinden faturalandırma yapıldığı için sayfa başı maliyet baştan bellidir.

Satın alma hangi durumda mantıklı?

• Baskı hacminiz düşük ve düzensizse.
• Cihazı uzun yıllar, düşük yıpranmayla kullanacaksanız.
• Kendi teknik ekibiniz varsa veya bakımı kendiniz planlamak istiyorsanız.
• Amortisman ve sabit kıymet kaydı sizin için avantajlıysa.

Karşılaştırırken gözden kaçan kalemler

Satın almada kartuş, drum, bakım kiti, arıza onarımı ve duruş süresi maliyetleri cihaz bedeline eklenmelidir. Bu kalemler hesaba katıldığında yüksek hacimli kullanımda kiralamanın toplam maliyeti çoğu zaman daha öngörülebilir olur.

Önce ölçün

Karardan önce mevcut cihazınızın sayaç değerini not edin ve bir ay sonra tekrar okuyun. Aylık gerçek baskı adedinizi bilmeden yapılan karşılaştırma yanıltıcıdır. Bu ölçümü sizin için biz de yapabiliriz.

Kararı belirleyen dört değişken

Kiralama ve satın alma arasındaki tercih, cihazın fiyatından çok kurumun kullanım profiline bağlıdır. Dört değişken kararın tamamına yakınını açıklar:

1. Aylık baskı adedi: Hacim arttıkça bakım ve sarf malzeme kalemi toplam maliyette baskın hâle gelir; kiralama bu kalemi sabitler.
2. Baskı hacminin dalgalanması: Dönemsel yoğunluk yaşayan kurumlarda (eğitim, muhasebe, ihale dönemleri) kiralama esneklik sağlar.
3. Nakit akışı ve sermaye tercihi: Satın alma peşin sermaye bağlar; kiralama giderleştirilebilir sabit bir kalem yaratır.
4. Teknik destek beklentisi: Duruş toleransı düşük kurumlarda yerinde müdahale süresi, cihaz fiyatından daha belirleyicidir.

Satın almanın gerçek maliyeti

Satın alınan bir cihazın bütçesi yalnızca etiket fiyatı değildir. Üç yıllık bir dönemde şu kalemler eklenir:

• Toner ve sarf malzeme (renkli cihazlarda ağırlıklı kalem),
• Drum, developer, ısıtıcı ve besleme parçalarının planlı değişimi,
• Arıza durumunda işçilik ve yedek parça,
• Cihazın duruşu sırasında oluşan iş kaybı,
• Amortisman ve elden çıkarma değeri.

Buna karşılık satın alma, cihaz mülkiyetini verir; uzun süre düşük hacimle kullanılan cihazlarda toplam maliyet kiralamanın altında kalabilir.

Kiralamanın kapsamı: sözleşmede aranacaklar

Kiralama tekliflerini karşılaştırırken fiyat değil kapsam karşılaştırılmalıdır. Sorulması gereken başlıklar:

• Dahil baskı adedi: Aylık pakete dahil siyah-beyaz ve renkli sayfa sayısı ayrı ayrı belirtilmeli.
• Aşım bedeli: Paketi aşan sayfa için birim fiyat net olmalı.
• Sarf malzeme: Toner, drum, developer ve ısıtıcı dahil mi? Zımba teli ve kağıt genellikle hariçtir.
• Müdahale süresi: Çağrıya yanıt süresi (SLA) ve aynı gün servis taahhüdü yazılı olmalı.
• Yedek cihaz: Uzun süreli arızada ikame cihaz sağlanıyor mu?
• Süre ve çıkış: Sözleşme süresi, erken fesih koşulu ve süre sonunda satın alma seçeneği.
• Sayaç okuma: Sayacın nasıl ve hangi sıklıkla okunacağı (uzaktan okuma tercih edilmelidir).

Hangi kurum için hangisi?

Kiralama genellikle uygundur

• Aylık baskısı yüksek ve düzenli olan ofisler,
• Renkli baskı kullanan, sarf maliyeti değişken kurumlar,
• Kendi teknik ekibi olmayan ve duruş toleransı düşük işletmeler,
• Cihaz parkını standartlaştırmak isteyen çok şubeli yapılar.

Satın alma genellikle uygundur

• Aylık baskısı düşük, cihazı uzun yıllar kullanacak ofisler,
• Sermaye yatırımını tercih eden, amortismandan yararlanan kurumlar,
• Özel güvenlik gereklilikleri nedeniyle cihaz mülkiyetini kendinde tutması gereken yapılar.

Üçüncü yol: mevcut cihaza bakım anlaşması

Cihazınız yeni ve sağlamsa üçüncü bir seçenek vardır: cihaz sizde kalır, bakım ve sarf malzeme bir anlaşmaya bağlanır. Böylece kiralamanın öngörülebilirliği, satın almanın mülkiyetiyle birleşir. Bu model özellikle amortismanını tamamlamamış cihazlarda tercih edilir.

Karar öncesi yapılacak hesap

Son üç ayın sayaç değerlerini alın, aylık ortalama siyah-beyaz ve renkli sayfa adedinizi çıkarın. Bu iki sayı olmadan alınan her teklif tahmine dayanır. Sayacı okumayı bilmiyorsanız teknik ekibimiz uzaktan veya yerinde yardımcı olabilir.

Cihaz seçiminde hangi özelliklerin gerçekten gerekli olduğunu doğru yazıcı seçimi rehberimizde ayrıntılandırdık. Yenilenmiş cihaz seçeneğini değerlendiriyorsanız revize cihaz rehberimiz yol gösterir. Güncel cihaz ve fiyat bilgisi için ürün kataloğumuza bakabilirsiniz.